Der Mann war schon Jahre bei der Firma, routiniert in seiner Arbeit, aber frustriert über die Geschäftsleitung. Die hielt sich seit Langem bedeckt. Kaum Informationen über die Geschäftspolitik und den Kurs des Unternehmens. Keine Beteiligung der Mitarbeiter, weder am Gewinn noch an Entscheidungen. Die Stimmung war gedrückt. Dann plötzlich eine Großveranstaltung für alle Mitarbeiter, "mit Workshopcharakter".
Walter Bruck und Rudolf Müller, die Autoren des dicken Bandes Wirkungsvolle Tagungen und Großgruppen, beschreiben aus der Perspektive dieses Mitarbeiters, wie dessen anfängliche Ressentiments während dieser Tagung dahinschmolzen. Und wie erst neues Interesse in ihm aufkeimte und ihm dann dämmerte, dass es immer noch sehr viel Wertvolles in seinem Unternehmen gab. "Mir wurde bewusst, wie ich selbst zum Erfolg beitrug und was meine persönlichen Erfolgsfaktoren waren. Klar, die Situation war alles andere als rosig. Aber jetzt konnte ich sie mit Selbstachtung und Selbstwertgefühl aus einer anderen Perspektive betrachten." Der Stimmungswandel im Verlauf dieser großen Zusammenkunft - messbar in Stunden - führte zu einem neuen Motivationsschub, sodass der Mann schließlich voller positiver Erwartungen nach Hause ging.

Eine ganz besondere Situation.

Das Beispiel zeigt: Wenn ausnahmsweise alle Mitarbeiter einer größeren Firma oder Mitglieder eines größeren Verbandes zusammenkommen und über mehrere Stunden oder sogar Tage miteinander arbeiten, entsteht eine ganz besondere Situation. In den Händen der Organisatoren liegt in solchen Momenten ein hochwirksames Werkzeug: Sie können die Stimmung der Teilnehmer unmittelbar beeinflussen - und vielleicht sogar herumreißen. Die spannende Frage für Veranstalter ist: Wie erreicht man solch einen Erfolg?
Walter Bruck und Rudolf Müller organisieren seit Jahren derartige Großveranstaltungen. Ihre Erfahrungen zeigen, dass ein solches Event nicht nur sehr ergebnisorientiert durchgeführt, sondern auch intensiv an den Bedürfnissen der Menschen ausgerichtet werden kann, die daran teilnehmen. Sie sollen mit dem Gefühl nach Hause gehen, wirklichen Nutzen mitzunehmen. Nutzen, der ihnen in ihrer alltäglichen Arbeit weiterhilft. Dementsprechend genau müssen Veranstalter abwägen, wie sie ihre Events gestalten sollen, um eine bestmögliche Wirkung bei den Teilnehmern zu erreichen. Um das zu erleichtern, haben die Autoren eine Systematik entwickelt, mit deren Hilfe Veranstalter die für ihre Zwecke und ihre Teilnehmer geeignete Veranstaltungsform herausfinden können. Dazu hat das Autorenduo die Ziele der Veranstalter, die Bedürfnisse der Teilnehmer und die bei einer solchen Veranstaltung wirksamen Faktoren sorgsam auseinandergenommen und als nutzbares Modell wieder zusammengesetzt. Damit können Veranstalter die entscheidenden Fragestellungen herausarbeiten: Welches genaue Ziel streben wir mit diesem Event an? Welchen Nutzen sollen die Teilnehmer mitnehmen? Und welche Organisationsform eignet sich am besten, um maximalen Erfolg und Nutzen auf beiden Seiten zu erzeugen? Das erleichtert sowohl die Auswahl des Veranstaltungstyps wie auch die Organisation einer Großveranstaltung.
Zum Beispiel wünscht sich ein Organisator eine Veranstaltung, bei der die Teilnehmer intensiv neue Lösungswege erarbeiten und hoch motiviert in ihren Arbeitsalltag zurückkehren. Dann empfiehlt sich nach Brucks und Müllers Schema eine nach der viel verwendeten Open-Space-Methodik organisierte Veranstaltung, bei der stark mit Selbstorganisation und Selbstmotivation gearbeitet wird. Bei einem anderen Großevent sollen intensiv neue Strategien entwickelt werden, die dann motiviert umgesetzt werden sollen. Dann empfiehlt sich zum Beispiel das Modell der Zukunftskonferenz, das stark mit Beiträgen externer Referenten arbeitet und sehr ergebnisorientiert ausgerichtet ist: In ihrem Überblick stellen die Autoren die bekannten Standardverfahren vor, die seit den 80er-Jahren, meist aus den USA kommend, bei uns eingesetzt werden.

Faktoren mit Wohlfühlwirkung.

Mit übersichtlichen grafischen Darstellungen erleichtert das Buch die Wahl der geeigneten Organisationsform. Entscheidend dafür sind zunächst die Ziele der Veranstalter. Sie reichen vom reinen Informieren, Lernen oder Motivieren über das Finden neuer Lösungen oder das Treffen von Entscheidungen bis hin zu Veränderungsprozessen, die mit Hilfe angefachten Gemeinschaftsgeistes und gegenseitigen Vertrauens gestaltet und umgesetzt werden können. Dahinter kann auch die Ausrichtung auf ein gemeinsames Ziel stehen - also die Gestaltung eines ganzheitlichen Change-Prozesses. Aber auch die Bedürfnisse der Teilnehmer großer Veranstaltungen sind in dem Schema von Bruck und Müller strukturiert erfasst. Dazu gehört zum Beispiel sich mit anderen auszutauschen, eigene Schlüsse zu ziehen oder auch eigene Ideen einbringen zu können oder mit allen Sinnen angesprochen zu werden, aber auch, sich zwischendurch einfach mal bewegen zu können. Solche "Wirkfaktoren" sorgen dafür, dass sich die Teilnehmer während einer Konferenz auch wohlfühlen.
Beiden Autoren sind "ganzheitliche Elemente" bei großen Veranstaltungen wichtig. Es geht also sowohl um die einzelnen Menschen und deren Bedürfnisse wie auch um die Ziele des Unternehmens oder der veranstaltenden Organisation, für die in der Regel die Ausrichtung aller Teilnehmer auf ein gemeinsames Ziel im Mittelpunkt steht.

Heike Rudloff ist freie Mitarbeiterin von changeX.

Walter Bruck / Rudolf Müller:
Wirkungsvolle Tagungen und Großgruppen,GABAL Verlag, Offenbach 2007,
434 Seiten, 50 Euro,
ISBN 978-3-89749-678-1
www.book-at-web.de

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